TOP大野事務所コラム人事労務分野における書面の電子化

人事労務分野における書面の電子化

 

パートナー社員の野田です。近年、保存書類を電子化・ペーパーレス化するに留まらず、契約書や社内文書の作成自体の電子化が進んでおりますので、今回は人事労務分野における書面・文書の電子化について触れます。

 

ご存知の通り20194月からは、労働条件の明示(労基法15条)が書面(紙)に限らず、FAX、電子メール、SNS等でもできるようになりました(本人が希望した場合などの一定の要件を満たした場合に限ります)。これを受けてか電子化に関するご相談を受けることも多くなりましたが、そもそも人事労務分野において何をどこまで書面で作成する必要があるのでしょうか。法定帳簿や管理簿等は必ず書面(紙)で整備しなければならないものか、確認します。

 

労働者名簿(労基法107条)と賃金台帳(労基法108条)については、「事業場ごとに各労働者について調製すること」と規定されておりますが、以前より磁気ディスク等による調製が認められております(平7.310基収94号)。

次に退職証明書はどうでしょうか。労基法22条では「労働者が証明書を請求した場合においては、使用者は遅滞なくこれを交付しなければならない」と規定されておりますが、書面で交付とはされておりませんので電子ファイル等で交付したとしても問題なさそうです。

労基法関係の勤怠管理簿(始業・終業時刻、休憩時間等の記録)や年休管理簿などについては、記録があれば良く、その方法としては必ずしも書面である必要はありません。健康診断個人票(安衛法66条の3)も同様で記録の保存が求められているに過ぎません。

 

ここまで来るとお気づきでしょうが、条文等に「書面」というワードがあるか否かがポイントとなり、労基法15条以外で「書面」というワードが出てくるものとして労使協定があります。労基法36条でも「書面による協定」と規定されていることから書面作成が求められますが、やはり紙で締結しなければならないものでしょうか。調べてみましたが、これに関する行政通達等は見当たりません。

 

なおe-文書法では、法令により書面での保存が義務付けられていた法定保存文書を電磁的記録で保存することを容認しているとのことですが、e-文書法の適用要件(見読性、完全性、機密性、検索性)は各府省の府省令により定められており、一様ではありません。

 

行政資料(※)によると見読性の要件を満たしている場合、労基法109条関係の書類(雇入、解雇、災害補償、賃金その他労働関係に関する重要な書類)の電磁的記録による保存が可能とのことですが、労使協定類を電子化(電子サイン化)して良いものか今一つ定かではありません。この点について監督署等に確認すると、「紙でなくても良い」という回答がある一方、「紙での労使協定でなければ無効」という回答もあり、見解が統一されておりません。

 

e-文書法によって電磁的記録による保存が可能となった規定

https://www.kantei.go.jp/jp/singi/it2/others/syourei.pdf

 

法改正により契約書や請求書・領収書等の電子化(電子サイン化)が進むなか、一部の書類だけが紙で作成することを強いられるのは明らかに時代遅れでありナンセンスですので、紙での労使協定でなければ無効という行政見解に対しては改善を求めたい点であります。個人的には、現状でも電子文書・電子サインによる労使協定の締結も有効だと考えますが、皆様はどうお考えでしょうか。

 

【首相官邸HPより】

「民間事業者等が行う書面の保存等における情報通信の技術の利用に関する法律」と「民間事業者等が行う書面の保存等における情報通信の技術の利用に関する法律の施行に伴う関係法律の整備等に関する法律」(2法を総称して、「e-文書法」と呼んでいます。)が平成1741日から施行されています。本法は民間事業者等に対して法令で課せられている書面(紙)による保存等に代わり、電磁的記録による保存等を行うことを容認する法律となっています。

 

執筆者:野田

野田 好伸

野田 好伸 特定社会保険労務士

パートナー社員

コンサルタントになりたいという漠然とした想いがありましたが、大学で法律を専攻していたこともあり、仕業に興味を持ち始めました。学生時代のバイト先からご紹介頂いた縁で社労士事務所に就職し、今に至っています。
現在はアドバイザーとして活動しておりますが、法律や制度解説に留まるのではなく、自身の見解をしっかりと伝えられる相談役であることを心掛け、日々の業務に励んでおります。

その他のコラム

過去のニュース

ニュースリリース

2021.10.26 これまでの情報配信メール
脳・心臓疾患の労災認定基準の改正および労基署の監督指導による賃金不払残業の是正結果
2021.10.27 大野事務所コラム
賃金の不就労控除を行う際の時間単価
2021.10.21 ニュース
秋季大野事務所定例セミナーを開催しました
2021.10.20 大野事務所コラム
労働時間集計の異なる基準
2021.10.19 ニュース
【正規職員・契約職員募集】リクルート情報
2021.10.13 大野事務所コラム
有期労働契約から無期労働契約への転換希望者は?
2021.10.13 これまでの情報配信メール
育児・介護休業法改正施行日および育児休業給付金の新リーフレットのご案内
2021.10.06 大野事務所コラム
ワーク・エンゲージメントを高める―「人と人との関係性」から人事労務を考える⑭
2021.09.29 大野事務所コラム
定額残業代と短時間勤務、管理監督者と短時間勤務
2021.09.28 これまでの情報配信メール
新型コロナウイルス感染症に係る欠務の補償等
2021.09.22 大野事務所コラム
育児・介護休業法の改正に係る省令案
2021.09.15 大野事務所コラム
日額手当支給時の割増賃金計算
2021.09.13 これまでの情報配信メール
「副業・兼業の促進に関するガイドライン」Q&Aが改定されました
2021.09.08 大野事務所コラム
デジタル庁の発足と今後の社会保険関連手続
2021.09.01 大野事務所コラム
第7回から第12回までのまとめ―「人と人との関係性」から人事労務を考える⑬
2021.08.26 これまでの情報配信メール
令和3年度の最低賃金額の改定および雇用保険の賃金日額の変更
2021.08.25 大野事務所コラム
残業を削減したら報奨金を支給?
2021.08.18 大野事務所コラム
育児・介護休業法改正と産後うつ
2021.08.04 大野事務所コラム
職場でのジェンダーレスを考える
2021.07.28 大野事務所コラム
手続き業務がスムーズに
2021.07.27 これまでの情報配信メール
中小企業のテレワークに関するQ&A集(サイト開設)およびテレワーク実施率(6月調査結果)
2021.07.21 大野事務所コラム
MBO?KPI?OKR?-「人と人との関係性」から人事労務を考える⑫
2021.07.14 大野事務所コラム
諭旨退職か諭旨解雇か
2021.07.12 これまでの情報配信メール
今後施行される人事労務に関する法改正情報
2021.07.07 大野事務所コラム
男性の育児への関わり
2021.06.30 大野事務所コラム
人事労務分野における書面の電子化
2021.06.29 これまでの情報配信メール
夫婦共同扶養の場合における被扶養者認定基準の明確化等について
2021.06.23 大野事務所コラム
無期転換ルールの特例(第二種)の認定申請について
2021.06.16 大野事務所コラム
ワークライフバランス再考-「人と人との関係性」から人事労務を考える⑪
2021.06.11 ニュース
『経営労務監査の実務(第2版)』刊行のお知らせ
2021.06.11 これまでの情報配信メール
社会保険適用拡大に関する特設サイトおよび「過重労働解消キャンペーン」の重点監督結果について
2021.06.09 大野事務所コラム
手続き業務のRPA化に取り組んでいます
2021.06.02 大野事務所コラム
従業員数規模による労務対応の再チェック
2021.05.27 ニュース
『労政時報』に寄稿しました【今国会で成立・審議中の労働関係法案】
2021.05.26 大野事務所コラム
非正規社員の60歳定年制とは
2021.05.26 これまでの情報配信メール
外国人社員の人事・労務に関する支援ツールについて
2021.05.19 大野事務所コラム
無期転換ルールの特例(第二種)は当初から有期雇用契約の労働者にも適用される?
2021.05.12 大野事務所コラム
心理的安全性について-「人と人との関係性」から人事労務を考える⑩
2021.05.11 これまでの情報配信メール
テレワークの適切な導入及び実施の推進のためのガイドラインの改定について
2021.04.28 大野事務所コラム
年休付与の出勤率計算において休職期間は全労働日から除くべきか?
HOME
事務所の特徴ABOUT US
業務内容BUSINESS
事務所紹介OFFICE
報酬基準PLAN
DOWNLOAD
CONTACT
pagetop