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人事労務分野における書面の電子化

 

パートナー社員の野田です。近年、保存書類を電子化・ペーパーレス化するに留まらず、契約書や社内文書の作成自体の電子化が進んでおりますので、今回は人事労務分野における書面・文書の電子化について触れます。

 

ご存知の通り20194月からは、労働条件の明示(労基法15条)が書面(紙)に限らず、FAX、電子メール、SNS等でもできるようになりました(本人が希望した場合などの一定の要件を満たした場合に限ります)。これを受けてか電子化に関するご相談を受けることも多くなりましたが、そもそも人事労務分野において何をどこまで書面で作成する必要があるのでしょうか。法定帳簿や管理簿等は必ず書面(紙)で整備しなければならないものか、確認します。

 

労働者名簿(労基法107条)と賃金台帳(労基法108条)については、「事業場ごとに各労働者について調製すること」と規定されておりますが、以前より磁気ディスク等による調製が認められております(平7.310基収94号)。

次に退職証明書はどうでしょうか。労基法22条では「労働者が証明書を請求した場合においては、使用者は遅滞なくこれを交付しなければならない」と規定されておりますが、書面で交付とはされておりませんので電子ファイル等で交付したとしても問題なさそうです。

労基法関係の勤怠管理簿(始業・終業時刻、休憩時間等の記録)や年休管理簿などについては、記録があれば良く、その方法としては必ずしも書面である必要はありません。健康診断個人票(安衛法66条の3)も同様で記録の保存が求められているに過ぎません。

 

ここまで来るとお気づきでしょうが、条文等に「書面」というワードがあるか否かがポイントとなり、労基法15条以外で「書面」というワードが出てくるものとして労使協定があります。労基法36条でも「書面による協定」と規定されていることから書面作成が求められますが、やはり紙で締結しなければならないものでしょうか。調べてみましたが、これに関する行政通達等は見当たりません。

 

なおe-文書法では、法令により書面での保存が義務付けられていた法定保存文書を電磁的記録で保存することを容認しているとのことですが、e-文書法の適用要件(見読性、完全性、機密性、検索性)は各府省の府省令により定められており、一様ではありません。

 

行政資料(※)によると見読性の要件を満たしている場合、労基法109条関係の書類(雇入、解雇、災害補償、賃金その他労働関係に関する重要な書類)の電磁的記録による保存が可能とのことですが、労使協定類を電子化(電子サイン化)して良いものか今一つ定かではありません。この点について監督署等に確認すると、「紙でなくても良い」という回答がある一方、「紙での労使協定でなければ無効」という回答もあり、見解が統一されておりません。

 

e-文書法によって電磁的記録による保存が可能となった規定

https://www.kantei.go.jp/jp/singi/it2/others/syourei.pdf

 

法改正により契約書や請求書・領収書等の電子化(電子サイン化)が進むなか、一部の書類だけが紙で作成することを強いられるのは明らかに時代遅れでありナンセンスですので、紙での労使協定でなければ無効という行政見解に対しては改善を求めたい点であります。個人的には、現状でも電子文書・電子サインによる労使協定の締結も有効だと考えますが、皆様はどうお考えでしょうか。

 

【首相官邸HPより】

「民間事業者等が行う書面の保存等における情報通信の技術の利用に関する法律」と「民間事業者等が行う書面の保存等における情報通信の技術の利用に関する法律の施行に伴う関係法律の整備等に関する法律」(2法を総称して、「e-文書法」と呼んでいます。)が平成1741日から施行されています。本法は民間事業者等に対して法令で課せられている書面(紙)による保存等に代わり、電磁的記録による保存等を行うことを容認する法律となっています。

 

執筆者:野田

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